Over de werkwijze

Korte prikkels: vaak en klein, speels en soms confronterend

De basis van de verandertoolkit wordt gevormd door een reeks van korte animatiefilmpjes. Elk filmpje behandelt een thema rond het werken vanuit de bedoeling. Over de werkelijke opgave, werken aan een cultuur van verantwoordelijkheid, het spannende optimum tussen loslaten en sturen, enzovoort.

Bij elk filmpje hoort een werkpakket. Daarin zitten kaartjes met reflectievragen, een artikel, en verschillende werkbladen om met eigen praktijkstituaties mee aan de slag te gaan. Al of niet met externe begeleiding. Met onze verandertoolkit haal je voldoende materiaal in huis om je collega's een jaar lang te prikkelen op steeds dezelfde thema's.

Het nodigt medewerkers uit echt aan te sluiten op de belevingswereld van de klant, om zelf verantwoordelijkheid te nemen en regels te hanteren als onderdeel van hun professionaliteit.

Leidinggevenden worden uitgenodigd anders vast te houden. Wat heeft het team nodig om verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel? Hoe gaan ze de goede dingen doen, zonder dat ze precies wordt vertelt wat die goede dingen zijn?

Ondersteunende diensten worden geprikkeld weer echt ondersteunend te zijn. Om minder vanuit het eigen vak instrumenten te ontwikkelen die voor iedereen gelden, maar meer dan nu echt aan te sluiten bij de praktijk en wat teams nodig hebben.

Maar de vraag of het materiaal ook echt de gewenste verandering gaat brengen, hangt voor een groot deel af van hoe het materiaal wordt gebruikt. Bij de verandertoolkit zitten algemene tips om deze leerprocessen vorm te geven, maar hieronder alvast een paar toepassingsmogelijkheden om het denken te prikkelen.

5 Werkprincipes

#1 Zo dicht als mogelijk in praktijk

Breng het materiaal in de bestaande communicatielijnen, maak tijd in bestaande overlegmomenten et cetera.

#2 Breed zaaien, smal oogsten

Na organisatiebrede teasers of inspiratiedagen volgt de uitdading er met een eigen team of functiegroep mee aan de slag te gaan.

#3 Collectieve gesprekken als prikkel

Een geplande uitwisseling met collega's helpt enorm bij het voornemen iets te gaan doen.

#4 Experimenteren als sleutel voor leren

We kunnen het heel lang over ander gedrag hebben, maar leren ontstaat pas in het doen.

#5 Lange adem, consistente lijn

Mensen gaan pas zien dat het serieus is, wanneer ze over een langere tijd geprikkeld worden met steeds hetzelfde verhaal.

Een paar voorbeeldroutes om een idee te krijgen

Route 1: een terugkerende cyclus

Voor gedragsverandering wil je mensen langdurig prikkelen, maar je wil mensen ook niet overbelasten. Het zou dan aardig zijn om bijvoorbeeld één keer per maand een online of offline bijeenkomst te hebben staan waarin één thema centraal staat. Een week voor deze bijeenkomst krijgen de teamleden het animatiefilmpje toegestuurd met daarbij één of meerdere reflectievragen, het artikel en eventueel ook de werkopdracht. De uitkomsten hiervan worden tijdens de bijeenkomst besproken en steeds wordt er één element uit gepakt om direct daarna ook echt te veranderen.

Dit zou per team kunnen gebeuren, maar dit kan natuurlijk ook 'het leiderschap' van de organisatie zijn, of juist een dwarsdoorsnede van mensen in de organisatie die op eigen initiatief met het werken vanuit de bedoeling aan de gang willen gaan.

Route 2: Aansluiten bij wat er al is

Het materiaal is ook goed in te bedden in momenten die nu al voor iedereen logisch zijn. Animatiefilmpjes lenen zich goed om even kort als start van een bestaande vergadering te worden ingezet met een korte eerste reflectie in wat het bij iedereen oproept. Dit zou een extra perspectief kunnen vormen bij de rest van de agendapunten. Na de vergadering kan dan worden bepaald of - en zo ja wat - er nog vervolg wordt gegeven aan het thema middels de rest van het werkpakket.

Route 3: Inzetten bij een vraagstuk of dilemma

null

Hoe zou je samen het jaarplan anders kunnen aanvliegen? Hoe maken we van dit project ook echt een succes? Wat is er verkeerd gegaan in deze situatie en hoe zouden we dat anders kunnen doen? De werkpakketten zijn natuurlijk ook prachtig in te zetten om eens met een specifieke bril te kijken naar bestaande vraagstukken of situaties. Juist als iets niet 'kloppend' voelt dan is vaak (1) de bedoeling uit zicht, of (2) het eigenaarschap ligt op de verkeerde plek of (3) regels en formats sluiten niet aan of worden te instrumenteel ingezet. Daar geven de verschillende werkpakketten steeds vanuit een ander invalshoek inspiratie, reflectie en werkmateriaal voor.